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電話が緊張でなかなかかけられない…苦手意識を取り除く電話マニュアル

マインド

電話が緊張してしまいかけられない、かけるまでに時間がかかってしまうという場合、電話が苦手な理由はいろいろあると思いますが、その根本には

  • 恥をかきたくない
  • 傷つきたくない
  • 嫌われたくない
  • 自信がない

という気持ちがあるのだと思います。

緊張してしまうのは頑張っても自分ではなかなかコントロールできませんが、電話への苦手意識を改善することは可能だと思いますよ^^

 

この記事では

  • 電話をかけるときに緊張してしまう原因や心理
  • 電話をかけるときに意識すると良いこと
  • 電話をかけるときに緊張しないようにするための対処法

などを具体的にご紹介していきます。

 

電話する予定が終わるまで緊張で精神的負担が大きい…
電話をかけるたびに緊張していては生活に支障が出るのでなんとか改善したい

という方はぜひ参考にしてみてくださいね。

実際に電話がすごく大嫌いだった私が、少し電話をかけることへの苦手意識が軽減した経験を元にご紹介していきます。

  1. 電話が緊張してかけられない理由
    1. その場ですぐに返す言葉を考えなくてはならないから
    2. 相手の表情や状況がわからないから
    3. マナーや敬語などに気を遣うから
    4. 周りの人に会話を聞かれるのが気になる
    5. 電話だとトラブルに繋がることがあるから
  2. 電話をかけるとき緊張してしまう心理
  3. 電話がかけられないときの対処法①電話をかける前に意識すること
    1. とにかく場数を踏まないと慣れることはない
    2. 上手く話せなくても大丈夫だと言い聞かせる
    3. 電話対応が上手な人の真似をする
  4. 電話がかけられないときの対処法②電話をかけるときに上手く乗り切るコツ
    1. 電話で話すべきことを事前にまとめておく
    2. 電話が繋がったときの最初の一言を決めておく
    3. 結論と伝えたいことの数は最初に伝える
    4. 最低限で良いのでメモを取る、相手の言ったことを復唱する
    5. なるべくゆっくり話す
  5. 電話がかけられないときの対処法➂なかなか電話をかけられない時は
    1. 「いつまでにかける」という期限を決める
    2. 電話をかけるときはなるべくすぐに電話番号を押す
    3. 場合によってはweb予約やメールを使ってもいい
    4. 電話以外でも人とのコミュニケーションを意識する
  6. 電話をかけたら怖い人や無愛想な人が出たとき意識すること
  7. 電話で上手く話せなかったとき意識すること
  8. 面識のない人に電話をかけるときのポイント<仕事編>
    1. 仕事の電話の基本的な流れ
    2. もし不在と言われた場合は
    3. その他仕事の電話で注意する点
  9. 面識のない人に電話をかけるときのポイント<問い合わせ編>
    1. 仕事の応募などの場合
    2. お店へ予約をする場合
    3. 問い合わせをする場合
  10. 電話をかけるときの最低限のマナー<仕事編>
    1. 挨拶や名乗りはしっかりする
    2. 「もしもし」はNG
    3. 受話器は静かに置いて電話を終える
    4. 電話をかける時間やタイミングに気をつける
    5. いつでもメモできる準備をしておく
    6. 電話が途中で切れてしまったときはかけた方がかけ直す
    7. 留守電になったときにはメッセージを残す
  11. 電話をかけるときの最低限のマナー<問い合わせ編>
  12. 電話を緊張してかけられない時の理由や対処法まとめ

電話が緊張してかけられない理由

電話をかけるときに毎回緊張してしまうと、電話をかける予定があるたびにストレスになってしまいますよね。

まずは何が苦手なのか、どうして緊張してしまうのかを把握して、それから対処を考えていきましょう。

電話をするとき緊張してなかなかかけられないのは、以下のような理由があるのではないでしょうか。

その場ですぐに返す言葉を考えなくてはならないから

メールなど文面でのやり取りなら返信を考える時間があるので、もし自分の思っていたことと違う展開になったとしても冷静に対処できます。

しかし電話だとその場ですぐに答えを出したり、切り替えたりしなければいけないと思ってしまい頭の中が混乱しやすいのですね。

 

また相手がせっかちな人だったりすると「早く答えなきゃ!」と思い余計に焦ってしまったり、相手のペースについていくのが大変だと感じてしまいます。

相手の表情や状況がわからないから

電話だと相手の表情が見えないので、表情から感情を読み取ることができないのが不安要素のひとつです。

今機嫌はいいのか、こちらが言ったことに対してどう思ったかなど、普段から相手の顔色を気にしてしまう人はこれが苦手な原因として大きいでしょう。

 

また電話の向こうの状況もわからないので、忙しかったりちょうど出かけようとしていたタイミングだったり「自分のかけた電話が迷惑になっていないか…」というのも不安になる理由ですね。

特に会ったことがない人、話したことがない人に電話をかけるときは、どんな人なのかわからなくて怖いという思いが強くなりますよね。

 

これは電話で知らない人と話すのは緊張するのに、対面ならそんなに緊張しないという人にも当てはまります。

相手の表情や状況が見えていれば「今は忙しそうだから話しかけるのはやめておこう」と失礼にならないようにできます。

また忙しいところに話しかけてキツイ言葉を返されて自分が嫌な思いをすることを回避したり、愛想の悪そうな人だったら違う人に声をかけたりなどの対処もできますよね。

マナーや敬語などに気を遣うから

電話特有のマナーや言葉使いなどがしっかりできるか…という不安要素も緊張してしまう原因になります。

最初の挨拶、話の切り出し方、聞き取れなかった時は聞き返すと失礼か?、電話を切るタイミング…など、少し考えただけでも疲れてしまいますよね。

 

またメールなら「この場合この敬語を使うのはおかしいだろうか?」というのをすぐに調べて返信することができますが、電話の場合は迷ってもそのまま進むしかありません。

なので間違えたら恥ずかしい、相手にあきれられるかも…などということまで考えてしまい、それが緊張に繋がることも。

周りの人に会話を聞かれるのが気になる

もし周りに人がいて自分が電話で話しているのを聞かれたら、

仕事の電話だったら「間違えたり、しっかり対応できていなかったら恥ずかしい…

家で電話している時などは「よそ行きの声や喋り方を聞かれるのが恥ずかしい…

などの理由で緊張してしまうというのもあるかもしれませんね。

電話だとトラブルに繋がることがあるから

これは特に仕事での電話で起こる可能性がありますが、メールなら文面でのやり取りが目に見える形ではっきりと残るので、お互いの発言が証拠として残ります。

しかし電話だと意見に食い違いが出たときにどちらが正しいのかわからなかったり、メモを取ってもそもそも上手に伝わっていなかったりしてトラブルに繋がることがあります

電話だと会話を見直すこともできないので、これも電話をかけるのが不安になる理由のひとつですね。

 

その他にも、

  • 過去に電話で嫌な思いをしたトラウマ
  • いつ電話がかかってくるかわからないから

などの理由も電話が苦手になったり、緊張してしまったりする一因だと考えられます。

電話をかけるとき緊張してしまう心理

電話をかけるときに必要以上に緊張してしまうという人は

  • 恥をかきたくない
  • 傷つきたくない
  • 嫌われたくない(相手にどう思われるのかが気になる)
  • 自信がない(ちゃんと仕事をこなせるかという責任感が強い)

という気持ちが大きいのだと考えられますね。

「相手に失礼にならないように」また「しっかりと伝えるべきことを伝えなくては」という責任感が強く、しっかりした人だと思うのです。

 

相手のことも考え過ぎてしまう一方で、

「相手に嫌な対応をされて傷つくのが怖い」
「間違えて恥ずかしい思いをしてプライドが傷つくのが嫌」

という完璧主義で少し臆病な面もあるでしょう

 

先ほど挙げたような、できれば電話をかけたくないと思ってしまう理由の裏には、

  • 変なことを言ってしまったらどうしよう
  • 見当違いなことを言ってしまったら恥ずかしい
  • 失礼なことを言って嫌われたり、あきれられたらどうしよう
  • 何度も聞き返して怒られるのがこわい
  • 自分の伝えたいことがちゃんと伝わらなかったらどうしよう
  • 電話をかけてから切るまで、すべて完璧にこなさないと
  • 緊張していることを相手に悟られたくない

などの心理が隠れています。

怖いと思いながら、でも完璧にこなさなきゃと自分にプレッシャーをかけてしまうのですね。

そして電話に慣れていないうちから完璧を求めてしまうことで、少しでも失敗してしまうとそれがトラウマとなりさらに緊張や不安を生んでしまいます。

普段からあまりしていないこと、慣れていないことをやらなければいけないときには誰でも緊張してしまうものです

しかししっかりと会話ができる受け答えができるという自信が持てれば緊張は自然と和らいでいきます。

 

電話をかけるのが緊張するという人は、電話対応に限らず

  • 人見知りだったり、普段から人とのコミュニケーションに苦手意識がある
  • 口下手で、特に自分から話しかけたりするのが苦手

という人も多いです。

つまり根本的に人との会話が苦手な面がある場合に、電話への苦手意識が生まれやすいのですね。

電話がかけられないときの対処法①電話をかける前に意識すること

ここからは緊張してしまい電話をかけるのに時間がかかってしまうけど、なんとか克服したいという時に意識すると良いことや、電話対応をなんとか乗り切るポイントなどをご紹介していきますね。

これらは自分から電話をかけるときはもちろん、電話を受ける時にも使える考え方や対処法なので電話全般で意識してみてください。

まずは電話をかける前に緊張してしまったら意識すると良いことから見ていきましょう。

とにかく場数を踏まないと慣れることはない

電話をかける時に緊張しないようにするには、とにかく電話をかける回数を増やすことが一番有効です。

それができたら苦労しないよ!と思うかもしれませんが、電話に限らず苦手なことを克服するにはやはり数をこなし慣らしていくしかないのですね

 

例えば強制的に電話をしなければならない状況なら、嫌だといっていられないので嫌でも慣れてきます。

実際に私も電話が嫌いで電話をすることがあまりない会社で働いていたのですが、あるとき電話対応をよくしていた人が辞めてしまい、急遽私が電話対応しなければならない時期がありました。

最初は苦痛で苦痛で仕方なくて腹痛に悩まされますが(笑)、1週間も過ぎれば電話の音は前ほど怖くなくなり、1ヶ月もすれば基本的な対応には慣れ緊張も減りました

1ヶ月程度だとマニュアルにないことが起こるとまだまだテンパってしまいますが(笑)

 

電話をかけるときに緊張しないようにしたい、かけるまでに何時間もかからないようにしたいというときには、ここまで強制的でなくても良いのですが、「とにかく経験を積んで慣れる」というのが一番効きます

例えば仕事で電話対応をしなければならない状況で克服したいのであれば、まずは「プライベートでのお店での予約や問い合わせなどを電話でして練習してみる」などはいかがでしょうか。

仕事でなければ多少失敗しても大丈夫ですし、最低限失礼なことを言わなければしどろもどろでも大丈夫です^^

店員さんには練習台になってもらいましょう。(笑)

 

もちろんお友達や家族など親しい人に頼めるなら、電話対応の練習に付き合ってもらってもいいと思います。

とにかく、「電話で相手が見えない状況で話す」ということに慣れるのが大事ですね。

最初は言葉がうまく出なかったり、変なことを言ってしまったりしても、その経験のおかげで次からはこうしようと試行錯誤できます。

また一度経験している失敗ならまたやってしまっても、1回目に比べたら焦らずに済みますよ。

人間は自分が知らない、体験したことがないことに対して不安を抱くので、電話の流れや会話の雰囲気などを実際に経験することで未知の不安が減り、緊張感も和らいでいくと思います。

 

またあなたと同じように電話は緊張する、苦手という人は案外多いものです

なので、電話対応にかなり慣れているベテランばかりが対応してくれると想像しがちですが、「もしかしたら相手も同じかもしれない」と必要以上に身構えないようにすると良いですよ。

上手く話せなくても大丈夫だと言い聞かせる

先ほど電話をかけるときに緊張してしまう心理として、電話が苦手な人は完璧にこなさないといけないという意識が強い場合があると書きました。

「上手に話さないと」「恥ずかしくない対応をしないと」と自分に必要以上のプレッシャーをかけてしまっているのですね。

 

しかしもし何か間違えてしまっても、他人の小さな間違いをいつまでも覚えている人はそうそういません

それに上手く話せなくても、言葉に詰まってしまっても、最終的に伝えるべきことが伝わり、聞くべきことが聞ければそれだけで目的は果たせているのでOKです

「目的を果たせば下手でも大丈夫!」と自分に言い聞かせてあげましょう^^

電話対応が上手な人の真似をする

もし仕事で電話をかける機会が多いなら、普段から職場で電話対応の上手な人を観察して真似をしてみるのも有効ですよ。

人の電話を少し注意深く聞いてみると、「こんな言葉を使っているな」「こういう言い回しがあったのか」など気づくことがあると思います。

なので、そういったものをマニュアルのようにまとめておいて、実際に使っていくようにするとけっこう慣れてきて大体の電話は乗り切れます。

電話がかけられないときの対処法②電話をかけるときに上手く乗り切るコツ

電話をかける前に上記のように意識を変えて緊張をほぐしたら、なんとかそれなりに電話対応を乗り切れるようにする対処法も試してみてください。

少しでも緊張しないようにするための技やポイントをご紹介していきますね。

すべてできなくてもいいので、使えそうだな~と思ったものを取り入れてみてください。

電話で話すべきことを事前にまとめておく

これは電話が苦手な人はやっている人も多いかもしれません。

電話に慣れるまでは電話での会話の流れを想定して、一からセリフのように台本を作っておくと良いです

それを読むだけでOKな状況にしておきましょう。

このとき完璧にしようと思わず、最悪何かを読んでいる感じが出てしまっても、内容が相手に伝わっていればまずは良しとしてくださいね

 

電話に慣れてきたら挨拶など基本的な流れはわかってくると思うので、そのうち「伝えたいこと」「聞きたいこと」などを箇条書きでメモする程度でも大丈夫になってきます。

台本でも箇条書きでも、電話したところから切るところまでを頭の中で大体イメージしておくというのが大事です。

もちろんその通りにならないことも多いですが大体の流れを把握しておくのと、ぶつけ本番では緊張の度合いも変わってきますし少し冷静になれることもありますよ。

電話が繋がったときの最初の一言を決めておく

台本までは作らなくてもいいかな…という場合には、電話がつながったとき「最初に言う言葉」だけでも決めておくと緊張がほぐれます

例えば一言目に「お聞きしたいことがあるのですが…」「予約したいのですが」など言ってしまえば、相手が何かしら答えてくれるのでそれに合わせて会話していけば良いのですね。

あとは相手もそれに合わせて会話が進んでいきますので、自分で考えなくても流れに任せれば大丈夫です。

結論と伝えたいことの数は最初に伝える

電話に限らず、人との会話では結論はなるべく早めに伝えると会話がスムーズです

ただの日常会話ならいいのですが、何か伝えるべきことがあるときには前置きが長すぎるとまどろっこしいですよね。

なのでなるべく早めに「○○についてお聞きしたいのですが…」など、『この用件で電話しています』というのを伝えてしまいましょう

 

また聞きたいことが複数あったときには「お聞きしたことが3点あります」などあらかじめ伝えておくことで、一つの用件が終わった後に相手が次の話を待つ時間を取ってくれると思います。

もしかしたら用件は一つという思い込みが相手にあるかもしれません。

そうすると一つの要件が解決した時点で次の要件を言い出しにくく、電話を切る流れや雰囲気になることもあるかもしれません。

 

なのでそうならないために最初に聞きたいこと、伝えたいことが複数あることを伝えておくと良いのですね。

そうすると少し心に余裕を持って会話を進めていくことができますよ。

最低限で良いのでメモを取る、相手の言ったことを復唱する

電話対応の時は

  • 相手の言ったことを繰り返す
  • メモを取る

ということも意識しておくと良いですね。

何かの約束や伝言、誰からの電話なのかなど覚えておくべきことは、相手が言った時点で「○○ですね」と復唱し、同時にメモに残すと確実性が増し、自分も相手も安心できます。

 

メモを取ると時間がかかって焦ってしまうかも…と思うかもしれませんが、少しメモを取るくらいの間がある方が相手のペースにならずにゆっくり会話を進めることができますし、しっかり聞いているというのが相手に伝わりますので、印象が悪くなることもないでしょう。

電話を持ちながらメモを取るのが難しい場合は、スピーカーにして電話を置いてメモを取るようにすると焦らずに対応できますので、適宜使ってみてください。

なるべくゆっくり話す

緊張しているときは無意識に早口になりやすいです。

これは私の経験談なのですが、電話の場合早口になってしまうと想像以上に聞き取りずらいみたいなのですね。

なので何度も聞き返されます。(笑)

何度も聞き返されると「あ、すみません、えっと、」という感じになって、さらに『ちゃんと伝えなきゃ!』という思いから焦ってしまい、言葉に詰まって恥ずかしい思いをすることになります。

 

そこでなるべく1回で聞き取ってもらえるようにゆっくり話すことを心がけたところ、聞き返されることもずいぶん少なくなりました

早く電話を終わらせたい!と早口になってしまいがちなのですが、ゆっくり、はっきり話すことが結果としてしっかり相手に言葉が伝わって、早く電話を終わらせることができるコツです。(笑)

電話がかけられないときの対処法➂なかなか電話をかけられない時は

ここまで書いてきたような対処法を意識しても、すぐには苦手は直りませんよね。

そこでなかなか決心ができず電話しようと思って時間だけが過ぎていく…というときは以下のようなことを試してみてくださいね。

「いつまでにかける」という期限を決める

どうしても電話が苦手で先延ばしにしてしまう場合は、「何日にかける」「何時頃かける」など具体的にスケジュールに組み込んでしまうと良いでしょう。

先延ばしにし過ぎると電話が終わるまでずっとそのストレスを抱えることになるので、なるべく早めに片付けられるようになるべく近い日付を決めておくのがポイントです。

少し強制的に決めてしまった方が、結果的に早く電話しなければならないストレスから解放されます。

電話をかけるときはなるべくすぐに電話番号を押す

緊張しているときに時間などの隙ができてしまうと余計なことまで考えて不安になり、さらに緊張してしまいます。

なのでできれば「この日のこの時間に電話をかける」と決めたら、約束の日時がきたらすぐに電話番号を押しましょう。

かけてしまえばあとはやるだけ。

始まってしまえば必ず終わりがきますから、必要なメモなどだけ用意しておいて、あとは勢いでいってみましょう。

場合によってはweb予約やメールを使ってもいい

どうしても…というときは無理せずwebの予約や応募フォームなどを使ったり、メールでも大丈夫な場合はメールにするというのも良いと思います。

克服することも大事ですが、webの予約や応募フォームがあるということはやはり忙しい中で電話を取るよりも効率的ということでもありますよね。

なのでどうしても電話でないとダメなこともあると思いますのでそのときは頑張るしかありませんが、文面でのやり取り手段があるなら使うのは悪いことではないですよ。

電話以外でも人とのコミュニケーションを意識する

電話で知らない人と話すのが苦手という人は、おそらく対面でも会話が苦手という人が多いでしょう。

人と直接会話する機会が少ない場合まずはSNSなどでもいいので、人と会話することに慣れていくことから始めてみるといいかもしれません。

また上手な話し方やコミュニケーションの取り方について本などで学んでみるのも意外と役立ちます。

電話をかけたら怖い人や無愛想な人が出たとき意識すること

電話に出た相手に冷たい対応や嫌な態度を取られるというのが怖いというのは、電話を緊張してかけられない原因として大きいと思います。

そんな人に当たってしまったときには

  • 相手も電話対応が苦手なのかも、慣れていないのかも
  • 忙しくていっぱいいっぱいだったのかも
  • 誰に対してもぶっきらぼうな人なのかも

などと考えると少し「なら仕方ないか…」と思えることもあります。

相手も人間なのでいつでも機嫌がいいわけではないですし、自分と同じように電話対応に慣れていなくてなんとか電話対応をしているのかもしれません

 

また相手の対応で自分が落ち込んでしまいそうなときは

  • 自分はこんな風にならないように気をつけよう
  • 同じ会社の人や周りの人はもっと嫌な思いしてるかも。あまり関わらない人でよかったー
  • 大人気ないなー。あんな態度でよく生きてこれたなー。いろいろな人に嫌われてるんだろうなー

と憐れんでみると、そんな人のために落ち込む必要ないじゃん!と少し冷静になれることも(笑)

取引先の人など会話する頻度が多いとちょっと辛いですが、そうでない場合はもう会話するかもわからない人なので早めに忘れてしまいましょう^^

電話で上手く話せなかったとき意識すること

もし電話で失敗してしまった!と思っても、相手は失敗とすら思っていないかもしれませんし、他人のことはすぐに忘れてしまうので気にしなくても大丈夫です^^

みんな意外と自分のことで精一杯なのですよ!

 

電話の向こうも同じ人間なので怖がることはありません。

電話での対応を間違えてもその後問題になることはありませんし、間違いは誰にでもあります。

もちろん、慣れている人でもときには間違えることもありますよね

 

上手にできなくても伝えるべきことを伝えられればOKだし、次はもう少し上手くなったらいいなーくらいで開き直ればOKです。

いきなりそんな風に意識を変えるのは難しいかもしれませんが、ちょっとずつそんな風に考えるようにしていくと良いと思います。

面識のない人に電話をかけるときのポイント<仕事編>

仕事で電話をかけるときにも、事前に今回の電話で聞くこと、伝えることをメモにまとめておくと良いでしょう。

仕事の電話の基本的な流れ

仕事での電話の基本的な流れは

  • まず挨拶をする(お世話になっております。等)
  • 社名や部署、自分の名前などを伝える
  • 「今お時間よろしいでしょうか」というように相手に確認する

ここまでは毎回変わりませんのでマニュアルとして書いておいたり、覚えたりしておくと良いですね。

 

ここからは本題に入ります。

  • 用件を伝える

用件を伝えるときはなるべく簡潔に、全体を通して電話は短めに収まるように段取りを想定しておきましょう。

仕事での電話は業務中で多少なりとも忙しいことが想定されますので、なるべく短時間で終わるように意識した方が良いですが、だからといって焦らなくても大丈夫です

しっかりと伝えるべきことが伝わるように、ゆっくり、はっきりと話すことを意識してみてくださいね^^

また用件が複数ある場合は、初めに「お聞きしたことが○点あります」と伝えると良いでしょう。

もし不在と言われた場合は

用件を伝えたい相手が不在だった場合は、一般的にはこちらからまた連絡するという対応が良いでしょう

「また改めてお電話いたします」と伝え、何時頃戻るのかを合わせて聞いておくとスムーズですね。

もし相手が「折返しお電話するよう伝えておきますよ」「伝言を伝えますよ」などの対応をしてくれた場合にはお願いしても大丈夫です。

その他仕事の電話で注意する点

もし野外などで電話をかける場合は周りの音で電話が聞こえにくいということが起こらないように、場所には気を配っておくと良いですね

あとは最初は間違ってしまっても仕方ないので、最低限の敬語で丁寧に話すこと挨拶言葉使いなどのマナーを守れば大丈夫です。

仕事での電話は大体の流れが決まっているので、マニュアルを作って何度も繰り返せば慣れてきます。

 

もし職場の周りの人に聞かれているのが緊張の原因となっている場合は、「電話が苦手で…」「もし間違えてしまったらすみません」というのを事前に伝えておくことで少し安心して対応できると思います。

電話が苦手なことを周知してもらうと、場合によっては「こういうときはこういう風に対応するといいよ!」とアドバイスが貰えることもありますよ^^

面識のない人に電話をかけるときのポイント<問い合わせ編>

続いてお店への予約や問い合わせの電話をする時のポイントを見ていきましょう。

仕事の応募などの場合

バイトなどの応募のための電話をする流れは以下の通りです。

  • 「お忙しいところ申し訳ありません」など一言添えてから、アルバイトの募集を見た旨を伝える

例「○○(広告など募集の情報が載っていたもの)を見てお電話したのですが、採用担当の○○さまはいらっしゃいますか?」

  • 担当者に変わってもらったら自分の名を名乗り、バイトはまだ募集しているか聞く
  • 募集していれば、応募したい旨を伝える

バイトの応募の場合にはここまでの流れは常に同じなので、台本のように書いておくと良いですね

 

ここから先は、面接や履歴書についてなど担当者が主導で話を進めてくれると思いますので、その流れに沿って必要なことを答えましょう

聞きたいことや話の中で疑問点があれば、最後に確認してみてくださいね。

 

バイトの応募の電話の場合にも、最低限の敬語が使えていれば大丈夫なので、必要以上に身構えなくても大丈夫ですよ。

また電話をかける時間はなるべく忙しそうな時間は避けると印象が悪くなりません

例えば飲食店であれば忙しいであろうご飯時間は避けるのが望ましいですね。

他にも大体の会社でお昼時間就業開始時間、終了間際などは人が少なかったり忙しいことが多いのでそこは避け、午後2時~4時過ぎくらいまでの比較的忙しくない時間帯にかけることをおすすめします。

お店へ予約をする場合

美容室や病院、食事会などでお店へ予約の電話を入れることもありますよね。

予約の電話をする際の流れはまず「予約したいのですが…」というのを伝えられればOKです。

あとは店員さんが必要事項を聞いてくれますので、聞かれたことに答えれば大丈夫というパターンが多いです

はじめてのお店に予約を入れるときは「初めてなのですが…」と最初に伝えておくと会話がよりスムーズに進みます。

 

確認すべき点、伝えるべき事項は

病院なら
・名前
・症状
・診察券の番号
・予約したい希望の日時
美容室なら
・名前
・希望の施術内容やコースなど
・予約したい希望の日時
ご飯屋さんなら
・予約したいコースや人数
・予約したい希望の日時
・幹事をする人の連絡先
・キャンセルや人数変更は何日前まで可能か
・予約受付をしてくれた人の名前

などが一般的な内容ですね。

はじめて予約するときには、名前連絡先などの個人情報も聞かれると思いますので、緊張で自分の電話番号などをど忘れしてしまいそうなときには電話番号も一緒にメモしておくと良いかもしれません。

また希望の予約の日時が取れないことも想定して、希望の日時は第3候補くらいまで決めておきましょう

 

そして予約の電話の際は

  • 混雑が予想される、忙しそうな時間帯は避ける
  • 呼び出しが長く、電話にすぐに出ない時は改めてかけ直す

という気遣いができると良いと思います^^

例えば個人店の場合は、対応できる店員さんの人数が少ないこともあるので、たまたま手が離せないということも考えられます。

忙しいと場合によっては対応が雑になったり予約の間違いなどが起こることもあるので、コールが長い時は改めて電話するとお互い気持ちよくやり取りができるでしょう。

 

また忙しいからとはいえ電話で嫌な対応をされたときは、予約をやめるのもありです。

お店に行っても嫌な対応をされるかもしれませんし、それが原因でさらに電話に対する苦手意識が生まれてしまいます。

電話の時点で嫌な対応をされたら、予約をしなければその後顔を合わせることもありません。

そんな風に「気軽にいつでもやめられる」くらいの気持ちで電話をかけるようにしてみてくださいね。

問い合わせをする場合

何か聞きたいことがあり、問い合わせの電話をする時は、まず「○○についてお伺いしたいのですが」とすぐに用件を簡潔に伝えてしまうのが良いですね。

問い合わせの場合電話の対応をしてくれる人は、聞きたいことの長々とした説明や、電話してきた人の名前よりも「何の用件で電話をしてきた人なのか」というのをまず把握したいからです。

場合によってはわかる人や担当者に取り次ぐことになるかもしれませんし、対応のマニュアルがあるはずなので、まず用件を伝え、あとはあちらから聞かれたことに答えていくというのが一番スムーズです。

 

こちらから難しく考えなくても聞かれたことに答えていき、説明を求められたらそのときに聞きたいことについて説明すれば大丈夫ですよ。

電話の時は最初に名乗らないと失礼になるかな?と不安になるかもしれませんが、問い合わせだけなら場合によっては名前を言わなくても済むこともあります。

なので「お調べいたしますので、お名前をお願いします」など言われたら名乗るようにすれば十分だと思いますよ。

電話をかけるときの最低限のマナー<仕事編>

自分から電話をかけるときに知っておくと良い最低限のマナーも併せてご紹介しますので、マニュアルに一緒にメモして少しずつ覚えてみてくださいね。

挨拶や名乗りはしっかりする

電話での最初の一言は相手への印象を大きく左右します。

なので、一言目だけでも明るく丁寧に伝えられるように練習してみましょう。

「もしもし」はNG

仕事に関する電話では「もしもし」ということはマナー違反となってしまいます。

なのでこちらから最初の言葉を言うときには

「はい、○○(会社名)でございます」
「お電話ありがとうございます」
「お世話になっております」

などの言葉を使うと良いですよ。

受話器は静かに置いて電話を終える

基本的なマナーとしては電話はかけた側が切ることになっているので、電話を終える場合は受話器を静かに置いて「ガチャッ」と切ることのないように気をつけましょう

相手がお客様などの場合は、相手が電話を切ったのを確認してから切るというのも良いですね。

電話をかける時間やタイミングに気をつける

  • 業務時間が開始してすぐや終了間際
  • 業務時間外
  • 昼食時

などの時間帯にかけることはマナーとして良くありませんので、それ以外の業務時間内にかけるようにしましょう。

また繁忙期や忙しい時間帯がわかっている時は、そこも避けるとさらに良いですね。

いつでもメモできる準備をしておく

しっかりとメモを取ることは、自分の電話対応の不安を下げる効果もありますが、丁寧にやり取りをするために相手に対しての礼儀でもあります。

電話が途中で切れてしまったときはかけた方がかけ直す

もし話をしている途中で電話が切れてしまった場合は、こちらからかけた際にはもう一度かけ直しましょう。

留守電になったときにはメッセージを残す

仕事の電話で留守電になったときにはマナーとしてメッセージを残しておいた方が良いですね。

「社名」「自分の名前」「簡潔な用件」「改めてお電話いたします」という旨を手早く伝えましょう。

留守電になったときに言うこともメモしておくと焦ることがなくなります。

電話をかけるときの最低限のマナー<問い合わせ編>

仕事ではなくプライベートな電話の際には、

  • 無理な敬語にならない程度に最低限の敬語を使う
  • 挨拶や名乗りはしっかりする
  • 「お忙しいところ申し訳ありません」など一言添える

という基本的なことができていればあとは考えすぎなくても大丈夫です。

 

自分の名前を名乗ることに関しては、バイトの応募や相手が確実にわかっている時は先にしてしまっても良いと思います。

ただし用件から伝えた方がわかりやすい「予約時」や「問い合わせ時」などは、臨機応変に聞かれた際に答えるということでも良いでしょう。

電話を緊張してかけられない時の理由や対処法まとめ

電話が緊張してしまいなかなかかけられないという人は

  • 恥をかきたくない
  • 傷つきたくない
  • 嫌われたくない(相手にどう思われるのかが気になる)
  • 自信がない(ちゃんと仕事をこなせるかという責任感が強い)

という気持ちが大きいのかもしれません。

また電話をかけるのが緊張するという人は、電話対応に限らず

  • 人見知りだったり、普段から人とのコミュニケーションに苦手意識がある
  • 口下手で、特に自分から話しかけたりするのが苦手

という人も多いので、人と話すことに慣れていくように意識すると良いですね。

 

電話をかけるときに緊張しないようにするためには

  • とにかく場数を踏んで慣れること
  • 上手く話せなくても大丈夫だと言い聞かせること

をまずは意識してみましょう。

それにプラスして、具体的な対処法として以下のようなことを試してみてくださいね。

  • 電話で話すべきことを事前にメモや台本にまとめておく
  • 電話がつながった時の最初の一言を決めておく
  • 結論と伝えたいことの数は最初に伝える
  • 最低限で良いのでメモを取る、相手の言ったことを復唱する
  • なるべくゆっくり話す
  • 電話対応が上手な人の真似をする

あとはこれを繰り返し練習していくことが克服するために大事なことです。

何度も電話しているうちにきっと慣れる日はきますので、頑張ってくださいね。

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